Direttore Produzione – Snowbreak 2010 @ Sestriere
Info Progetto:
Data: 05-12-2010
Cliente: Centoeventi s.r.l.
Brand: Snow Break 2010 – Gestione di tutti i Brand Presenti all’evento
Skills: Direttore di Produzione, Team Management, Development Concept & Event Producing.
Reality Sub-Skills: Progettazione, Realizzazione, Ottimizzazione Budget, Logistica e Gestione.
Tools: SketchUp 3D, Illustrator, Excel for Business Plan.
Tempi di Realiz.: 30 giorni lavorativi
Snowbreak è il più grande evento giovanile sulla neve d’Italia. Con ospiti internazionali, contest, gare sulle piste, concerti live, spettacoli e oltre 3000 giovani, ogni dicembre nella spettacolare cornice del Sestriere il campus del divertimento libera la tua voglia di #hyperfun!
Per la realizzazione di questo evento, ho dovuto interfacciarmi con più gruppi di lavoro. Il primo composto dal team dell’agenzia dedicato allo sviluppo dell’evento SnowBreak. Il Team era composto dall’Event Manager, dall’account, dal responsabile della logistica e dai vari assistenti con la quale ho dovuto relazionarmi per poter confezionare, sviluppare e produrre l’evento. Il secondo gruppo, invece, l’ho creato appositamente per coordinarlo nella fase di produzione effettiva, ed era composta da 10 giovani ragazzi volenterosi, che hanno contribuito alla ricerca dei materiali ed al montaggio delle strutture, sotto la mia completa supervisione, ecc. Gli altri 5 gruppi di lavoro, erano composti da service esterni all’agenzia, selezionati dopo un’attenta selezione, con la quale ho dovuto interfacciarmi per capire quali fossero le reali esigenze da far rispettare in fase di realizzazione.
Team di Lavoro
Simone Conca – Direttore di Produzione, Event Producing.
Emanuele Iovine – Event Supervisor
Paola Canavesi – Event Manager
Riccardo Tonoli – Resp. Logistica
Maurizio Fidanzio – Logistica
Mirco Manzari – Logistica
Moreno Orsi – Logistica
Team Produzione – Coord. 10 ragazzi
Fornitori Produzione – 15 fornitori
Villaggio Olimpico – 10 Hotel
Alberghi in Loco – Coord. Brandiz.
Via Lattea – Gestione Piste da ski
Comune – Organiz. permessi
ATP – Consorzio Turistico
Wing For Events – Audio – Video
Pimp my Event – Noleggi Strutture
PerAria – Noleggio Strutture gonfiabili
Radio Malibu – Team Malibu Radio
I Team di lavoro hanno lavorato indipendentemente, ma con un continuo e produttivo confronto.
Ideazione
Il Brief era molto semplice ed abbastanza definito, pertanto ho dovuto seguire delle linee guida già approvate dai vari clienti mandatari, e studiare vari ambienti e materiali che soddisfacessero le varie esigenze tecniche del caso.
Studio e Progettazione
Ho studiato le varie criticità che penalizzavano la gestione di questo grande e complesso evento, ed ho trovato il metodo di produrlo nella maniera più semplice ed efficace possibile, e per la prima volta a distanza di anni dalla nascita di Snowbreak, si è visto un’evento innovativo, con strutture all’avanguardia e nel complesso, ben coordinato.
Problem Solving
Di problemi ce ne sono stati molti, ma per tutti c’è stata un’adeguata fulminea soluzione.
Realizzazione
Una volta procurato tutto il materiale, abbiamo potuto procedere con la realizzazione, creando dei veri e propri Team Dedicati. La peculiarità di questo evento, infatti, è proprio quella di avere contemporaneamente molti “micro” eventi all’interno di un’evento unico. Per questo ho studiato un sistema logistico/funzionale, che permettesse a questi Team di lavoro, di potersi “muovere” indipendentemente alla produzione della propria serie di eventi cosicché ognuno completasse l’atro, nella realizzazione delle strutture complementari all’interno dell’intero Progetto.
Gestione Budget
Gestire il Budget per la realizzazione di una struttura così “sperimentale” non è stato affatto semplice, ne tantomeno economico, perché abbiamo dovuto lavorare su 3 step diversi di realizzazione, in base alla reale affluenza di persone, che ha tardato ad arrivare fino all’ultimo.
Installazione
L’installazione delle Macro aree, è stata gestita sotto la mia supervisione, di modo che ogni Team rispettasse un Timing rigoroso. Nella maggior parte dei casi, si è riuscito tranquillamente a gestire il tutto in 10 giorni lavorativi complessivi.
Logistica
La logistica legata alla produzione di questo evento, è stata abbastanza complessa ed articolata, ma, una volta che si è ordinato tutto il materiale dai vari fornitori, è bastato semplicemente recuperarlo e portarlo in magazzino produttivo, per procedere al confezionamento. Una volta ultimata tutta la produzione, si è potuto procedere con i vari test per verificare l’effettivo funzionamento dei vari strumenti, e verificare che risultasse tutto in linea con quanto concordo precedentemente. Dopo un’accurata verifica, si è potuto procedere allo stoccaggio di tutto il materiale in casse di legno Flycase, ideali per il trasporto. Dopodiché ogni Team si è preoccupato di gestire il proprio materiale, sotto la mia supervisione.
TOUR PROMOZIONALE
Tour Leader – Snowbreak 2010 @ Sestriere
Gestione ed organizzazione personale Tour SnowBreak 2010.
l’atmosfera di snowbreak nasce e si sviluppa anche a partire dal tour promozionale che precede l’evento, un’occasione per entrare in contatto con i giovani universitari e per coinvolgerli con iniziative capaci di unire musica, sport e passione, ma anche dal forte contenuto sociale e di aggregazione.
un tour nazionale giunto alla sua quinta edizione, che toccherà le principali città universitarie d’italia* tra ottobre e novembre 2011.
fine ultimo del tour, che si fa promotore del messaggio “safe drive”, è informare e sensibilizzare i giovani sul tema alcool per trasmettere loro il concetto di guida prudente (nelle tappe, ove possibile, verranno effettuati test drive con driver professionisti) e del divertimento responsabile, in collaborazione con esedra secondo un approccio che coniuga la prevenzione ambientale e l’educazione tra pari.
Staff e Meccanica:
Gli studenti saranno accolti al front desk dalle hostess, che svolgeranno attività di:
– Profilazione: raccogliendo dati anagrafici e personali tramite iPad.
– ConSegna di sticker e bag per ritirare i gadget all’interno dello snowbreak village.
– Informazione al pubblico sulla possibilità di effettuare un test drive gratuito
Ad ogni tappa, sarà estratta una Smart Box degustazione da regalare agli studenti.
Logistica: Gestione Spazio Stand
– Spazio di 15/20 mq per posizionamento dello stand per l’attività nell’area di maggior passaggio dell’ateneo
– Gestione delle auto dedicate al test-drive in zona limitrofa allo stand in caso di strade private dell’ateneo
I Numeri:
32 giornate
16 Città
20 Università Italiane
1 Fiera di Settore – Skipass Modena
Università:
Pavia – Universita’ degli studi, Torino – politecnico, Genova – Universita’ degli Studi, Palermo – Universita’ degli Studi, Cosenza – Università di Cosenza, Firenze – Universita’ degli Studi, Bologna – Universita’ di Bologna, Bari – Universita’ degli Studi, Napoli – Universita’ degli Studi, Roma – Universita’ la Sapienza, Tor Vergata, Modena – Fiera Skipass, Firenze – Universita’ degli Studi, Bologna – Universita’ di Bologna, Parma – Universita’ degli Studi, Padova – Universita’ degli Studi, Venezia – Universita’ Ca’ Foscari, Verona – Universita’ degli Studi, Milano – Bicocca, Politecnico, Bocconi, Universita’ degli Studi, Cattolica.
